一、背景介绍
关于甲骨文全球大会(Oracle OpenWorld)

2010年12月13日至16日在北京国家会议中心举办的甲骨文全球大会(Oracle OpenWorld),是面向IT行业技术人员、业务用户和合作伙伴的规模最大且最为重要的全球盛会。此年度大会为期四天,大会包括250场专题讲座、80家合作伙伴展示、90多场技术演示、全球技术精英的主题演讲以及上机操作和数场特别联谊活动等。

关于绿色活动实践
从2008年起,Oracle公司就开始在全球范围内推行和实践绿色活动(Green Event)。Oracle公司每年在中国举办超过200个市场活动,均依照绿色活动的标准进行管理和操作。本届大会也是Oracle公司在中国最大规模的绿色实践项目。

也是从2008年开始,信诺正式启动面向客户的公益行动,并向所有客户发出“绿色活动-信诺在行动”(Green Event – ACC in Action)倡议。 2009年公司年会的主题定为“可持续发展”。2009年6月5日,在第38个世界环境日(World Environment Day),信诺向行业发出了绿色倡议。 在近三年的时间里,信诺对内对外宣传并推动绿色办公、绿色生活、绿色活动的理念,在行业中发掘各个层面的绿色资源,并帮助众多客户提供绿色活动的创意和解决方案。

二、大会的绿色实践
困难与挑战
第一个挑战来自于项目本身的规模。甲骨文全球大会是Oracle公司最重要也是规模最大的市场活动,参会人数将近1万2千人。所调动的资源包括国家会议中心的全部会议和展览场地,共有80名同声传译人员、近300名志愿者为大会提供服务。项目团队由来自Oracle美国及中国的相关部门及数十家不同类别的供应商组成。这样一个规模的项目,单单从项目管理、时间质量控制、沟通等方面讲,都是不小的挑战,更不用说绿色实践的难度了。

第二个挑战来自于硬件的不足。活动管理是一个整合资源的过程,为使活动达到一定的绿色标准,只有寻求和掌握合格的资源,才能将绿色活动的理念实实在在地贯彻到执行中的各个细节中。在中国,可持续性发展的推广还仅局限于生产制造业、能源开发等领域。在与活动相关的领域里,还没有形成相对完整的配套产业链条,并且因为市场和相关技术的限制,有些国外通行的标准无法照搬,这一点在操作中是一个巨大的挑战。在资源整合方面,就需要参照国外惯例,来寻求切实可行的绿色解决方案。

第三个挑战来自于软件-参与者的意识和认知。一个活动的呈现是由不同的组织机构中的人来完成的,包括主办方、组织者、场地方、服务和设备的提供方、参会人员。绿色活动的细节和质量是掌握在所有相关人员的手中的,而大家对于活动质量、环保理念、绿色行为等都有不同的认知。这时,充分沟通、达成统一的认识、遵循标准的行为规范就成为一个绿色活动成功的基础。

绿色实践的目标和主要内容
甲骨文全球大会的绿色愿景是:通过活动中的绿色创意与可持续性的活动实践,贯彻甲骨文品牌与文化中对环境友好的内容,创造一流的来宾体验及甲骨文品牌体验。

可持续性活动实践的原则是4R:Rethink/Reduce/Reuse/Recycle,即:重新思考活动如何与可持续性的商业目标相一致、如何减少消耗、如何重新利用能够继续利用的资源、如何回收活动的剩余资源。

信诺为此专门成立了Green Team负责该项目的绿色实践,在近一年的准备过程中与Oracle公司的中外项目团队和咨询机构MeetGreen充分沟通,在与中国国家会议中心及其它合作伙伴的紧密配合下,一步一步完善和落实了这次甲骨文全球大会的绿色目标:

大会绿色实践亮点

此次活动与其它许多绿色会议和活动相比,有几点非常明显的区别:务实、注重细节和效果可量化。无论是在计划的制定、实施,与来宾的沟通,还是与合作伙伴及供应商之间的合作上,均体现了这几大特点,也正是因为这些特点,才确保了绿色实践的最终效果。

务实
有时,环保的行为可能会给参会者带来不便,此次大会的绿色措施中,有些是明确的主张,比如无纸会议,不提供瓶装水等等,有些是需要鼓励参会者共同参与的行为,比如乘坐公共交通工具等,这些内容,都公布在网上,以与参会者提前达成共识。在活动中经常使用PVC材质的喷绘宣传品,目前,无论是场地方,还是负责搭建的合作伙伴都还没有针对这一材质的有效再回收方案,在这种情况下,最有效的解决方案就是减少PVC的使用。在相关行业链条不完备、环保的理念和行为还不算普及的大环境下,只有以务实的心态与各利益相关方充分沟通,寻求替代方案,推广环保的理念,在活动中推广绿色实践行为才有实现的可能。

注重细节
此次活动要求会场的温度需保持在18℃ 至20℃之间,按此规定,信诺团队特意与国家会议中心按场地的使用状况共同制定了温度控制计划,以确保节能效果。在餐饮的绿色措施中,有这样的规定,采购100公里以内的本地生产的产品、菜品装盘的装饰物是可食用的、天然的产品,鼓励来宾减少在用餐中更换餐具的次数等等,此次活动中的相关措施几乎全部都是由这样一个一个的细节组成的,也正是因为这些对细节的要求,才使得此次活动成为真正的绿色活动,而不是流于形式的口号。

效果可量化
此次活动中的所有绿色措施,都按照SMART(specific, measurable, achieveable, relevant,  timely)原则制定了量化的标准,以确保各项措施的效果可以衡量。 并且,所有的实施数据在活动后都会形成分析报告,以便日后进行跟踪、完善和归档。

比如,在活动结束后1周内,场地需提交详尽的报告,以数据说明活动在减少浪费和节能方面的效果。这些报告包括:
•    节能节水报告
•    餐具的消耗数量、每餐食物消耗量
•    如下物品的重量或数量:可循环利用的物品(纸、塑料、玻璃、铝制品、瓦楞纸等)、垃圾(不可循环利用的物品)
•    餐饮服务中提供的本地生产的产品百分比
•    餐饮服务中提供的有机生产的产品百分比
•    再生纸的百分比
•    清洁用品的名称及环境认证标志
•    此次活动所使用的餐具数量,及与同规模活动的比较
•    参与客房中“继续使用毛巾/床单”计划的大会来宾数量

三、经验总结与分享
在全程参与甲骨文全球大会这一绿色活动的过程中,项目团队克服种种困难,让客户最初确立的绿色愿景得以实现,并获得了非常宝贵的经验,这些经验也可能会为大家今后在绿色活动实践时提供一些参考:

1. 为活动设立一个务实的绿色目标,并向公众宣传推广。
在现代社会中,消费者的个体意识逐渐增强,环保的理念也越来越深入人心,在参与活动的过程中,更加注重体验内容。为活动设立一个实际的绿色目标,在活动中贯彻始终,一定比起一个简单的口号更能够打动活动的受众。

2. 制定绿色实践计划,一个完整的绿色实践计划包括以下内容:

1) 确定活动的绿色愿景及原则

2) 明确活动的绿色目的

3) 制定可量化的目标

4) 列明具体行动计划

5) 确定沟通计划

6) 制订活动后的评估指标

3. 指定专门的团队负责以上计划的实施和持续改进(戴明循环:计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check/Study)、处理(Act))

4. 选择优质的合作伙伴,并与合作伙伴充分沟通和配合。
这次活动的主要场地--国家会议中心是2008年北京奥运会带来的环境意义上的宝贵资产之一,场地本身的设计理念和大多数的硬件措施符合甚至超过客户的绿色标准,可以说,没有这些条件,这次大会的很多需求是无法满足的。

5. 活动后将实践的内容和结果形成报告,并最终形成系统化规范。

四、信诺以创造“绿色”的活动为己任
作为Oracle公司的长期合作伙伴,信诺能够深入参与到绿色活动中去,与客户在绿色活动实践的领域中共同成长,总结和不断完善经验,并在过程中逐渐建立和形成自己的认识和标准,这是一种幸运和非常珍视的机会。

这两年在中国举办的大型活动,无论是2008年的北京奥运会还是2010年的上海世博会,都在宣传和实践“绿色”的理念,这说明“绿色活动”早已成为一种趋势。
大多数的活动主办者都有意愿举办绿色活动,但是效果并不明显,这里的问题包括:
1.  在“绿色”活动的组织过程中,只是将“绿色”作为宣传中的概念,而并未将“对环境友好”及“可持续性”作为行为标准
2.  认为绿色活动需要投入额外的时间和成本
3.  不知道如何组织绿色会议,缺乏系统有效的措施

而不可否认的事实是,活动是不可取代的传播形式之一,但活动本身会对环境造成负面影响,这些影响主要包括:能源、水资源的消耗,各种会议材料、会议宣传品的消耗,会议过程中物品的浪费,交通与运输中产生的碳排放等等。这一事实越来越多的引起客户和同行业的从业公司的重视。随着整个行业的支持与行动,将推动上下游相关行业的技术发展和应用,绿色活动的成本会降低,操作会更加便利,效果会更好。

相信不久的将来,随着不断的努力,绿色活动的行业标准将更加完善,绿色将不仅仅是一种潮流和口号,更会是质量标准和品牌价值的一部分。面对未来,在环境恶化这一不可逆转的过程之中,无论作为活动的组织者,信息的沟通者、传递者,还是地球村的一员,都将承担起更多保护环境的责任。

甲骨文关于“可持续性活动”概念阐述
2012年伦敦奥运会所发布的可持续性活动指南(London 2012,Sustainability Guideline-Corporate and Public Events, First Edition, February 2009)中说:
可持续性是指:从现在开始到未来,在利用自然和人力资源方面,作出积极的和持续性的改变,以改善全人类的生活质量。在活动方面,指的是确保:
•    为大众提供便捷的活动空间
•    提供安全的氛围
•    对环境的消极影响降到最低
•    鼓励健康的生活方式
•    推广可信赖的资源
•    保留下积极的遗产
•    提供卓越的客户体验
•    鼓励更多的可持续行为

附:
甲骨文全球大会官网上公布的“甲骨文绿色活动”倡议:
甲骨文公司现在进行一系列绿色计划以加强对环境保护的关注, 以下是在甲骨文全球大会活动中对环保的特别安排,请与甲骨文公司一起共同保护环境。

您能做什么
非常简单,像离开房间时关灯已能改变这个活动的环保成效!

减少
-    为节省能源,室温将设置在18℃至20℃之间
-    所有设备在晚间或不使用情况下, 电力将关闭
-    电梯将保持在节能模式
-    住宿酒店不会每天更换客房内个人用品(含毛巾,  寝具, 洗 漱用品), 除非客人提出要求或该项设施已被用完
-    为减少一次性用品对环境的污染, 本次会议将:
§   不提供瓶装水
§   在餐饮过程中,以玻璃、陶瓷或可降解器皿代替塑料器皿
§   提供散装调味品,以取代独立包装的调味品,从而减少浪费
§   避免复杂的食物包装
-    尽可能采购本地食物(距离会场100公里范围内)并食品为本地有机食物
-    无纸会议:大会将不会在会议期间提供笔和纸
-    邀请函,确认函,以及反馈表将会以电子形式发放
-    减少会议接送服务
-    采用分类垃圾桶用于减少对环境的伤害

循环再用
-    住宿酒店将推行毛巾循环使用计划
-    甲骨文全球美国大会活动中部分的指示牌将在此次大会中重复使用, 并且此次大会的部分指示牌也将会在未来的甲骨文公司活动中循环使用
-    此次大会胸卡将会在未来的甲骨文公司活动中循环使用

循环再造

提供回收箱以回收所有的玻璃容器,铝和钢罐,塑料瓶,纸等
提供有明确标识的回收容器,包括酒店大堂和客房
此次大会使用的指示牌将有50%被回收并循环使用
所有必备的物品包装是可以循环再造使用的
餐饮中所使用的食用油将会由大会认可的承包商收集及转化为生物燃料