项目简介
项目名称：“从心开始”——2012沃尔玛新年准备会议
主办机构：沃尔玛（中国）投资有限公司
承办机构：北京恒瑞行会议服务有限公司
酒店合作：温都水城国际酒店﹒北京
项目时间：2012年2月15—16日
项目规模：2500人左右

项目背景
沃尔玛全国精英汇聚北京共享大会，2012沃尔玛新年准备会议是对2011年度工作的总结和2012年度计划的展望，是沃尔玛一年来最重要的会议，起着承上启下的转折点作用，沃尔玛高层对此次会议非常重视。

酒店介绍
温都水城国际酒店位于温都水城正南面，是一家集度假、娱乐、养生、商务服务于一体的四星级豪华酒店。水城国际酒店占地约30000平方米，建筑风格独特，充分展示了极具文化底蕴的中华传统建筑理念；装修豪华典雅，尽显温都水城人杰地灵之气。温都水城国际酒店引入休闲商务概念，将旅游度假与商务会谈完美结合，通过严谨的功能组合和统一的经营管理，带来全新的休闲商务体验。这里是休闲放松、商务谈判、会客见友、招待高贵宾客的风水宝地，特色性及唯一性将使您及客人深深体会到第一商务会所的真正涵义及无穷魅力。

面对的挑战
沃尔玛新年准备会议素来以规模庞大著称，这也成为历届为其服务的合作伙伴的一项巨大挑战。沃尔玛此次参会人数达2500人左右，不论是交通、住宿还是管理都面临巨大压力。

解决方案
管家服务贴心 客人宾至如归
沃尔玛新年准备会议众多的参与人数，使接送机、接送站压力倍增。由于客人乘用不同的交通工具到达，工作人员需要在首都机场各航站楼及北京各大火车站等候接站及在活动结束后送机送站。为了应对这一挑战，恒瑞行不但制定了详细的接送机、接送站计划，而且专门为此量身定制了让人一目了然的接送机、接送站信息牌，得到众参会人员的一致好评。除此以外，由于酒店及会场间有一段距离，为了方便参会人员活动最后一天结束后及时离开会场赶乘班机或火车，恒瑞行专门不仅在国家会议中心为所有参会人员搭建了一个行李寄存处，由专人操持管理，而且在场外设置数名专人调度驶往机场及火车站的数量大巴车辆，高效安全及贴心的服务也得到参会人员的极大肯定。

大部分参会人员的住所被安排在温度水城酒店，入住人数近2000人。不但所有入住人员的每日饮食需要细心安排，而且由于会场与酒店距离较远，每日往返于会场与酒店之间的车辆调度是一个不可忽视的挑战。为了给参会人员宾至如归的感觉并保证会程能够按时进行，恒瑞行不但在酒店安排了专人为入住人员的各项需要提供帮助和服务，也特别安排了41辆大巴车往返于酒店和会场之间。

变繁琐为有序 尽享便利服务
在会场内，最为繁复琐碎的工作是各项展厅的统筹管理，多方协调。其中供应商展示区工作尤为繁重，不但每日要接待上千客人，维持好展厅内秩序，有序引导人流，而且看似琳琅满目的供应商展区背后，每日都有极其繁复，易出纰漏的报批报审及物料审核工作。为了保证展区内各项工作的顺利进行恒瑞行派出了精兵强将，设立专人专岗，在整个会程中，展区内的工作毫无疏漏。几天的会程结束后，沃尔玛供应商们对于恒瑞行的工作在大会中尽职到位的工作纷纷表示了肯定和感谢。

在商品陈列展示及7个培训区内，参与活动的人次每天也超过上千。面对不间断地参与流动培训的客人们，恒瑞行的工作人员担当了统筹官的角色，始终保持极大的耐心及呈现出高度的专业精神，对于参会人进行有序引导，精心调试各种培训设备，保证了培训能够有条不紊地进行。为了给参会人员提供茶歇饮料及可口小食，恒瑞行在主会场外特设了特色小吃吧及小吃吧仓库。值得一提的是，应急中心的设置，为与会者提供了极大的便利，各种有用信息及应急事件的处理办法都能从这里的工作人员处得到咨询。从这些小细节中，恒瑞行专业及高品质的服务可见一斑。

行业积淀深厚专业品质彰显
多年以来，恒瑞行的“身影”频频出现在国内外知名企业的年会中。对于恒瑞行而言，2012沃尔玛新年准备会议的成功举办，再次诠释了恒瑞行“善打硬仗”的实力与经验。作为深耕会议服务业十年的恒瑞行，认真对待每一次为客户服务的过程，在细节中体现专业，在态度中体现敬业，这也是诸如沃尔玛的国内外知名企业选择合作伙伴的重要标准。以本次活动来说，恒瑞行带给客户的是贴心周全，宾至如归的服务体验，这种“教科书”般的服务理念与标准对于整个会议服务行业来说无疑起到了良好的规范与示范作用。