项目简介
项目名称：中石油第十七届测井年会
企业名称：中国石油学会测井专业委员会
主办机构：中国石油学会测井专业委员会
承办机构：中国石油集团长城钻探工程有限公司测井公司
会务机构：大连卓群会议服务有限公司
酒店合作：大连金石国际会议中心
项目时间：2011年9月20-23日
项目规模：300人

项目背景
会议由中国石油学会石油测井专业委员会主办，中国石油集团长城钻探工程公司测井公司承办。此次会议与会代表近300名，分别来自于中国石油、中国石化、中海油服和延长石油等油田公司、测井技术服务公司、科研院所以及石油高校、测井装备制造厂商等78家单位。

此次年会通过论文发布、技术研讨和实物及展版展示等形式，集中交流和展示了我国石油测井行业“十一五”期间取得的科技创新成果和推广应用经验，达到了交流、分享、学习和借鉴之目的，对推动我国石油测井技术又快又好地发展将起到重要作用。

面对的挑战
本次会议学术性较强，与会人员都是业界权威，主办方要求从多方面各角度突出宣传展示石油测井行业科技新成果。
会议期间的物料制作，交通配送及天气情况一定程度上影响着本次会议的准备和部署，对工作人员的工作效率，沟通协调是一个大的考验。

解决方案
大连卓群会议服务有限公司负责本次年会全程接待安排工作，包括接送站，酒店客房、交通车辆预订安排；会议期间的物料准备制作；晚会舞台搭建，晚宴及晚会节目安排等。为此，公司专门设立会议接待组，安排人员进行点对点的工作部署及执行。

接待组人员根据每一位参会者航班的抵达时间制定周密的接送安排，确保每一位客人抵达时都有人员接站，顺利抵达酒店。

会议地点设在大连金石国际会议中心，工作组制定出一整套方案对主、分会场及贵宾室进行整体设计和安排。

首先从户外至室内设有显著标识，引导与会者快捷进入会场；户外大广场用红地毯铺设，并放置彩飘及条幅等宣传媒体。同时室内外及主席台安排鲜花、绿植摆设，会场内用帷幔装饰点缀，整体布置体现出本次年会的庄重，热烈的氛围。

按照主办方要求，在会场外迎宾区设立宣传背板，将印有石油测井业最新测井系统的宣传背景树立在显著位置，由于背板面积较大，还运用到了工程车及高技术手段来配合搭建，且当时正值台风天，厚度不大的背板还要考虑到防风加固问题，工程部人员顶风冒雨，耗时2天，将二百四十多平方米的背景板搭建完成，在迎宾区形成一道风景，同时也成为此次大会300多人合影的最佳背景。

会议期间，场外宣传车还安排播放工作人员精心制作的宣传片及背景音乐，由于需要在大面积的背板中取一个相应位置投放，工程部为此进行了反复调试，最终选取最佳位置，进行投影安装。

会议期间印刷品是会议召开的头一天半夜才最终定稿，工作人员加班加点连夜制作，并整理分装，终于在第二天一早准时送至每一位参会人员手中。

本次会议中用到的全部材料包括鲜花绿植都是从市内运送至会场，金石滩距离大连市中心距离较远，当时正逢单双号限行的高峰期，配送的大货车不仅要错开高峰限行时段，还要考虑到酒店入场的档期，更要保证运输物品（尤其是易受损坏的鲜花绿植等）的完整，会务组在此种难度及挑战下，多方协调，对运送物品采取妥善的包装，并与熟悉路况的司机研究路况，制定出最佳的行车路线，最终的圆满的完成了此次配送，将所有的物品完整的呈现在会场的每一个角落。

考虑到现场一些突发状况，会议及晚会期间还安排医务人员、消防车等随时跟踪服务。

晚上举办的“情系测井 心系相牵”滨城之夜（联欢）晚会在户外举行，工作人员用不到一天的时间，高效完成T台搭建，并对AV、灯光、音响、LED、投影等设备进行全面调试，确保晚会现场顺畅运行，呈现最佳视听效果。

晚会演出精彩纷呈，露天围桌式的自助晚餐也营造出亲近自然的氛围，增强来宾互动，拉近了大家的距离；烧烤啤酒等经典美食，勾动着每一个人的味蕾。

是夜，吹着海风，品着美酒美食，与会者们共同度过了一个愉快而又难忘的海滨之夜。

会后安排的观光旅游活动，带与会者感受当地特色风情，游大连、逛旅顺、漫步金石滩、行走丹东，令大家在学术讨论交流之余，又能领略当地风光，放松心情。

客户反馈
会后，主办方及承办方的负责人对大连卓群会议服务有限公司的整体服务表示非常满意，称赞工作人员对细节考虑周到，而且做的很到位，对工作人员的工作效率、沟通协调及突发状况的处理能力进行了高度评价。