项目简介
项目名称: 2010年上海大众“New Polo 新势力”专业媒体深度试驾活动
客户名称: 上海大众汽车有限公司
承办机构:海南海博会议展览有限公司
项目地点: 三亚/三亚亚龙湾五号别墅
项目时间: 2010年11月2日-7日
项目规模:80人
参与人员:参加试驾活动的各地媒体记者

项目背景

New Polo是大众汽车集团旗下的一款紧凑型轿车,自1975年上市至今已经有30余年历史,经过4代不同程度改款提升,在全球创造就了一个又一个的经典车市传奇。希望即将上市的第五代New Polo的试驾活动在海南顺利进行并取得圆满的成功,让喜欢Polo车的车迷更加的疯狂,再次引领AO级市场的发展潮流。

前期我们先考察试驾路线、展会地点,委派专门的人员到展览项目的举办地考察吃、住、游、场馆等有关方面的内容,并与酒店的销售人员进行良好的沟通,以达成初步的协议。

活动简介
2010年11月2日至7日,上海大众汽车有限公司在亚龙湾五号度假别墅酒店隆重举行 “New Polo新势力” 媒体试驾活动,并取得圆满成功。

此次“New Polo新势力”媒体试驾活动,邀请顶级汽车媒体人士,他们驾驶New Polo前去体验三亚本地风光美景,品尝当地美食。通过亲身体验,他们对这一热带滨海旅游度假胜地做出高度评价,同时也对亚龙湾五号度假别墅酒店深刻印象。这些媒体人士普遍反映,该别墅酒店将高端会议室和私密别墅于一体,并拥有完美草坪、泳池、高尔夫美景,酒店一站式的会议服务可满足他们各类需求。在试驾的期间,酒店独有的巴厘岛风情别墅BBQ让各媒体人士赞誉有加。活动期间以时尚热舞、电声小提琴表演、互动性的草裙舞及菲律宾乐队开场,契合New Polo的时尚风格,让车迷们在还未见到新Polo的真实面目,就已经心潮澎湃。

解决方案
1. 会前服务
第一,委派专员到试驾活动的会议举办场地考察吃、住、游、场馆等有关方面的内容,陪同上海大众会务组人员考察试驾线路,对中间遇到的线路问题给予及时的解决。从会务组根据海南地图设计的原线路图来看,试驾方案需要从三亚市区穿越到崖城旧城区走老山路上五指山,再从五指山经陵水上高速返三亚亚龙湾的回形路线,期望路线的不重复性,路线考察中,山路的蜿蜒曲折使试驾的难度增大,4个小时的往返程耗时比较长,存在安全隐患,且五指山的原生态景区与New Polo的时尚和张力不搭配。基于海博会展对三亚路线的熟悉度,将试驾活动的安全放在首位,建议将试驾路线改为从酒店出发,经由亚龙湾林荫大道,短时间穿过三亚市区主干道前往三亚湾的鹿回头公园进行静态拍摄,整个过程由大众品牌的警车开道,确保试驾线路不受任何干扰,无障碍抵达目的地。把New Polo开到鹿回头公园山顶,俯瞰三亚市景,依托大海为景,视觉冲击力强,契合New Polo的发布目标。包括途中返回万豪用餐,增加活动的多样性,暨安全又有品质。会务组通过讨论,同意按海博会展的方案进行试驾活动。另外,New Polo还未上市,为达到既能满足16辆试驾车的停放要求,并保证其私密性,我们选择了有泳池、有草坪、有会议室的私密性酒店—三亚龙湾五号别墅作为New Polo试驾地点,也为此次活动的圆满举行提供了场地保障。

第二,提供参加试驾活动的各地媒体记者们所需要的住宿酒店信息、交通信息等并制定完备的策划方案给与会者。

第三,协助会务组人员解决场地布置阶段的问题和困难:本次的车展和晚宴同步,是在159别墅泳池旁边的草坪上,再远望去便是亚龙湾高尔夫球会的高尔夫球场,视觉效果非常好,但是如此美的地方对于搭建是件很不容易的事情,首先要考虑车子如何进入、放什么位置,舞台背景如何摆放,灯光音响设备安置等问题。因为空间和时间有限,所以我们必须以最快的速度完成搭建。

随后在与客户和酒店的销售人员协商后,决定把159别墅旁边的一些花草树木砍掉以便让 汽车可以驶入,停靠在与别墅和泳池成90°角的中间位置,背景板就放在其后,这样一来摆放灯光音响就很明了了。另外,运输大量的灯光音响设备也是一个挑战,会务人员在紧凑的时间里一直忙到凌晨4点终于完成搭建。

2、会中服务
(1)接待与会者:派专人负责机场接机、礼仪引领服务;提前在酒店布置好签到台、签到背景板、协助会务组管理、分发物料;为VIP客人提供特殊照顾和服务。譬如:1、由专人带领专业礼仪人员负责在机场接机。2、每位VIP客人由专人带领引至VIP接待车上,并带领至酒店,车上备好矿泉水及饮料供VIP客人享用。3、由专人在门口迎接VIP客人至签到台签到、领用物品,并由专人带领VIP客人就餐或者送至房间。
(2)资料准备:准备好试驾活动所需要的资料,试驾用品,试驾活动调查意见表等一切与试驾活动有关的物品及设施设备。
(3)场地检验:有专人到场地检查设施设备的良好情况。
(4)与会者服务:试驾活动当天协助会务组分发调查表,做好车前检查,确保媒体记者行车安全。
(5)项目服务:为与会者提供专门的主持人、导游、礼仪等必要的工作人员。

3、会后服务
(1)安排与会者撤场及撤场期间的安全问题。
(2)对参会代表会后的考察工作做好安排。
(3)提供参会过程中详细的费用表极其说明,专人与大众会务组专员核对账户。
(4)协助会务组成员处理会后事宜,如收集、汇总调查报告和整理物料等。

客户反馈:

上海领派公关公司执行团队Cindy、卢俊、王萌等表示此次三亚的媒体深度试驾活动完全达到了他们预期的效果,圆满的完成了此次New Polo 专业媒体深度试驾活动,亦对海博会展团队的周密安排给出了很高的评价。